Location immobilière : documents remis par le propriétaire
Vérifié le 10/07/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous expliquons.
Logement vide
Logement meublé
Il existe plusieurs types de documents obligatoires :
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :
Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la quote-part attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.
À noter
Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :
Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
À savoir
D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une autorisation préalable, ou d'y déposer une déclaration contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :
Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.
À noter
Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.
Le bail peut prévoir le paiement des charges, soit au réel, soit au forfait.
Charges au réel
Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :
Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
À savoir
Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
Information des Acquéreurs et des Locataires (IAL).
« Information des Acquéreurs et des Locataires (IAL) – Obligation de remplir son état des risques.
Depuis 2003, les propriétaires immobiliers doivent fournir à leurs acheteurs et locataires un bilan des principaux phénomènes dangereux (pollution, inondation, séisme, etc.) auxquels leurs biens sont exposés.
Des informations précieuses pour prendre sa décision et pour les futurs occupants des lieux.
Qu’est-ce que l’IAL ?
L’information des acquéreurs et des locataires (IAL) fait partie des diagnostics immobiliers obligatoires que les propriétaires doivent adresser aux futurs acquéreurs ou locataires de logements, bureaux, commerces ou terrains, même inconstructibles, si ces derniers sont exposés à un risque naturel, minier, technologique ou au recul du trait de côte. Un état des risques doit figurer dans le dossier de diagnostic technique (DDT) annexé à la promesse et à l’acte de vente ou au bail de location.
Son but ? Permettre aux futurs occupants des lieux de se décider en toute connaissance de causes.
Pour renforcer cette information, le décret d’application du 1er octobre 2022 a instauré que : toute annonce immobilière, quel que soit son support de diffusion, doit désormais porter cette mention : « Les informations sur les risques auxquels ce bien est exposé sont disponibles sur le site Géorisques : www.georisques.gouv.fr»
L’état des risques doit être remis à la première visite
L’obligation s’applique aux biens situés :
– dans une zone réglementée par un ou des plans de prévention des risques (PPR), que ces derniers soient naturels (inondations, mouvements de sol…), technologiques (liés aux industries) ou miniers ;
– dans une zone de sismicité (à partir du niveau 2) ;
– dans une zone exposée au recul du trait de côte ;
– dans un secteur d’information sur les sols (pollution des sols) ;
– dans une zone à potentiel radon élevé (niveau 3).
Contrairement à d’autres diagnostics immobiliers obligatoires, l’IAL ne nécessite pas de recourir à un professionnel agréé. Le propriétaire peut remplir lui-même son état des risques.
Toute façon de faire est valide juridiquement, à partir du moment où le document comporte toutes les informations requises par l’article R. 125-24 du Code de l’Environnement, et où il est à jour à la date de signature de la promesse de vente, du contrat préliminaire en cas de vente en l’état futur d’achèvement, de l’acte authentique ou du contrat de bail. »
Pour fiare face à la forte affluence des demandes et aux désagréments des usagers pour obtenir des dates de rendez-vous dans la région Ile de France pour une demande de passeport et de carte d’identité, l’Etat met à la disposition de tousune plateforme en ligne : https://rendezvouspasseport.ants.gouv.fr/ permettant de visualiser, pour les 3 mois à venir, les rendez-vous disponibles tout près de chez vous.
De plus 500 nouveaux guichets de recueil des demandes de cartes d’identité ou de passeport, qui permettent notamment de numériser les empreintes digitales, seront installés partout en France pour 2023 afin de multiplier les créneaux de rendez-vous.
Par ailleurs, demander un document d’identité sur le site de l’ANTS est entièrement gratuit.
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